Sjálfvirkni fyrir lítil fyrirtæki: 10 verk sem þú átt aldrei að gera aftur

Flest lítil fyrirtæki tapa fjórum til tíu klukkustundum á viku í verk sem tölva ætti að vinna. Það eru tvær til fimm vikur á ári, á hvern starfsmann sem snertir verkið.

Hér eru tíu ferli sem við sjáum aftur og aftur hjá íslenskum fyrirtækjum, raðað eftir því hversu fljótt þau borga sig.

Tíu verk sem eiga að vinna sig sjálf

1. Pöntun verður að reikningi. Sala í vefverslun stofnar reikning í bókhaldskerfinu án þess að nokkur slái neitt inn.
2. Fyrirspurn verður að verkefni. Formið á vefnum stofnar færslu með áminningu, í stað þess að liggja í pósthólfi.
3. Staðfestingarpóstar og áminningar. Bókun, pöntun eða tími fær sjálfvirka staðfestingu og áminningu daginn áður.
4. Ógreiddir reikningar. Kerfið sendir kurteisa áminningu á réttum degi svo þú þurfir ekki að vera innheimtumaður.
5. Lagerstaða á milli kerfa. Sala í búð lækkar staðuna á vefnum og öfugt.
6. Mánaðarleg skýrsla. Tölurnar sem þú tekur saman handvirkt hvern mánuð skrifa sig sjálfar og lenda í pósthólfinu.
7. Nýr viðskiptavinur fær röð af póstum. Velkomin, leiðbeiningar, eftirfylgni, allt á íslensku og allt sjálfvirkt.
8. Umsagnabeiðni. Ánægður viðskiptavinur fær beiðni um umsögn á réttum tíma, sem bætir bæði Google og traust.
9. Skjöl og samningar. Tilboð, samningur og undirskrift í einu flæði í stað þess að senda PDF fram og til baka.
10. Vaktir og áætlanir. Starfsfólk sér vaktirnar sínar og breytingar berast sjálfkrafa.

Hvernig þú velur hvað á að byrja á

Ekki byrja á því sem er skemmtilegast. Reiknaðu í staðinn þrjár tölur fyrir hvert verk: hversu oft það gerist í mánuði, hversu langan tíma það tekur í hvert skipti, og hvað klukkustundin kostar. Margfaldaðu.

Verk sem tekur tíu mínútur og gerist fimmtíu sinnum í mánuði er átta klukkustundir. Ef klukkustundin kostar 8.000 kr þá er verkið að kosta 64.000 kr á mánuði. Sjálfvirkni sem kostar 149.000 kr borgar sig upp á rúmum tveimur mánuðum og heldur svo áfram að borga.

Þú þarft sjaldnast ný kerfi

Algengur misskilningur er að sjálfvirkni þýði að skipta um allt. Í langflestum tilvikum er ódýrara og betra að tengja saman kerfin sem þú notar nú þegar. Starfsfólkið þarf þá ekki að læra neitt nýtt og gögnin haldast þar sem þau eru.

Þrjár gildrur

• Sjálfvirkni án eftirlits. Ferli sem stöðvast þegjandi er verra en handvirkt verk, því enginn tekur eftir því fyrr en viðskiptavinur kvartar.
• Að sjálfvirknivæða óskýrt ferli. Ef enginn veit hvernig verkið á að ganga fyrir sig þá festir sjálfvirkni bara ruglinginn í sessi. Lagaðu ferlið fyrst.
• Að byrja á tíu ferlum í einu. Byrjaðu á einu, láttu það ganga í mánuð, taktu svo næsta.

Hvað með gervigreind í þessu?

Sumt af þessu er hrein sjálfvirkni og þarf enga gervigreind: reglur, tengingar og tímasetningar. Gervigreind bætir við þar sem þarf að skilja texta, til dæmis að flokka fyrirspurnir, draga saman langan póst eða semja fyrstu drög að svari. Besta lausnin blandar þessu tvennu og lætur manneskju samþykkja það sem skiptir máli.

Algengar spurningar